تمام منصوبوں میں جہاں نقصان کی روک تھام ذمہ دار ہے، کلیدی نظام اکثر بھولا یا نظر انداز کر دیا گیا اثاثہ ہوتا ہے جس کی لاگت حفاظتی بجٹ سے زیادہ ہو سکتی ہے۔واضح حفاظتی خطرات کے باوجود ایک محفوظ کلیدی نظام کو برقرار رکھنے کی اہمیت کو بھی نظر انداز کیا جا سکتا ہے، کیونکہ نظام کا دوبارہ کنٹرول حاصل کرنا اکثر مہنگا اور وقت طلب ہوتا ہے، لیکن نظام دوبارہ قابو سے باہر ہو سکتا ہے۔تاہم، اگر کلیدی نظام کی حفاظت ہمیشہ کنٹرول میں رہتی ہے، تو خطرات پیدا ہونے سے پہلے کچھ نقصانات کو روکا جاتا ہے، خاص طور پر اندرونی چوری کی صورت میں۔
رسائی کنٹرول کو برقرار رکھنے کے علاوہ کلیدی کنٹرول کیوں ضروری ہے؟
کلیدی نظام کا ہر وقت جائزہ لینا نہ صرف دائرہ کار اور حساس داخلی علاقوں کی حفاظت کے لیے ہے بلکہ لاگت پر قابو پانے کے عنصر کے حوالے سے بھی ہے۔اگر چابیاں کا جائزہ کھو جاتا ہے تو کلیدی نظام کا کنٹرول کھو دینا بار بار تالا یا سلنڈر کی تبدیلیوں کا باعث بنے گا۔ہم جانتے ہیں کہ ہر متبادل بہت مہنگا ہوتا ہے، خاص طور پر ان ماسٹر کلیدی نظاموں کے لیے جو مرکزی کردار ادا کرتے ہیں۔کلیدی کنٹرول کا ہدف سب سے پہلے گمشدہ اور تبدیل کی گئی چابیاں کی تعداد کو کم کرنے کے گرد گھومنا چاہیے۔
کلیدی نظام آپریٹنگ اخراجات کو متاثر کریں گے۔
زیادہ تر تنظیموں میں، کلیدی نظام کے اخراجات کو اکثر متفرق اخراجات کے طور پر درجہ بندی کیا جاتا ہے، جو بجٹ کا ایک چھوٹا سا حصہ لیتے ہیں اور اسے نظر انداز کرنا آسان بنا دیتے ہیں۔لیکن یہ درحقیقت ایک ڈوبا ہوا نقصان ہے، ایک بے حساب لیکن ناگزیر قیمت۔سال کے آخر میں انتظامی کمیٹی حیران رہ جائے گی کہ انہوں نے لاپرواہی کی وجہ سے کلیدی نظاموں پر بہت زیادہ خرچ کیا ہے۔اس لیے، ہم تجویز کرتے ہیں کہ ٹریکنگ اور آڈیٹنگ کے مقاصد کے لیے سالانہ اسٹیٹمنٹ کے اندر کلیدی نظام کے اخراجات ایک علیحدہ بجٹ لائن ہوں۔
کلیدی نظام نقصانات کو کیسے متاثر کرتے ہیں؟
زیادہ تر تنظیموں کے پاس ایسی پالیسیاں ہیں جو غیر مجاز افراد کو چابیاں فراہم کرنے سے منع کرتی ہیں اور ایسی پالیسیاں جو ان علاقوں میں چابیاں چھوڑنے سے منع کرتی ہیں جہاں تک ان تک رسائی حاصل کی جا سکتی ہے یا قرض لیا جا سکتا ہے۔تاہم، چونکہ ان کے پاس چابیاں ٹریک کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے، اس لیے وہ عام طور پر کلیدی مالکان کو کافی جوابدہ نہیں ٹھہراتے ہیں۔تب بھی، کلید رکھنے والوں کی چابیاں استعمال ہونے کے بعد شاذ و نادر ہی آڈٹ کیا جاتا ہے۔اس سے بھی زیادہ تشویشناک حقیقت یہ ہے کہ چابیاں اجازت کے بغیر کاپی کی جا سکتی ہیں۔اس طرح، مجاز اہلکاروں کو چابیاں جاری کرنے کے باوجود، آپریٹرز کبھی بھی صحیح معنوں میں نہیں جان سکتے کہ چابیاں کس کے پاس ہیں اور وہ کن کن کنیزیں کھل سکتی ہیں۔یہ اندرونی چوری کے بہت سے مواقع چھوڑ دیتا ہے، جو کاروبار کے سکڑنے کی ایک اہم وجہ ہے۔
الیکٹرانک کلیدی کنٹرول سسٹم کسی بھی صنعت میں تنظیموں کو ان کی کلیدی کنٹرول پالیسیوں کو مضبوط بنانے، کلیدی آڈیٹنگ اور ٹریکنگ کو بہتر بنانے، اور مزید جوابدہ ملازمین تیار کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔مجاز ملازمین کے لیے فوری سیلف سروس تک رسائی کے ساتھ، آپ کو اس بات پر مکمل کنٹرول حاصل ہے کہ کن فزیکل کیز تک رسائی کس کے پاس ہے اور کب۔ویب پر مبنی کلیدی مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ، آپ اپنے نیٹ ورک میں کسی بھی مجاز کمپیوٹر، ٹیبلیٹ یا یہاں تک کہ سیل فون سے ان مقاصد کو آسانی سے حاصل کر سکتے ہیں۔اس کے علاوہ، ہمارے حل کو آپ کے موجودہ کاروباری نظاموں میں ضم کیا جا سکتا ہے، جیسے رسائی کنٹرول یا انسانی وسائل، انتظام کو آسان بنانا اور آپ کے آپریشنل عمل کو بہتر بنانا۔
پوسٹ ٹائم: مارچ 13-2023